GRUPA TKACZ | MODEL WiEN-AUDIT™ 2.0
ROZDZIAŁ III — ZASTOSOWANIE METODY
OD DOKUMENTU DO FAKTU. OD FAKTU DO ODPOWIEDZIALNEJ OCENY.
RISK | MONITOR | DISPUTE | SETTLEMENT
DOKUMENT JEST POCZĄTKIEM ANALIZY. NIE JEJ KOŃCEM.
W poprzednich rozdziałach pokazaliśmy, dlaczego MODEL WiEN-AUDIT™ 2.0 nie jest wyłącznie sposobem opisywania problemów występujących na budowie.
To metoda porządkowania informacji, dokumentów, zdarzeń, decyzji i ich skutków.
W ROZDZIALE I postawiliśmy pytanie o rozumienie problemu.
W ROZDZIALE II — METODA przyjęliśmy zasadę:
NIE KAŻDY DOKUMENT POTWIERDZA FAKT.
NIE KAŻDY FAKT UZASADNIA WNIOSEK.
Dzisiaj wykonujemy kolejny krok.
Przechodzimy od zasad do praktyki.
Bo metoda ma wartość dopiero wtedy, gdy pozwala odpowiedzieć na konkretne pytania:
CO SIĘ WYDARZYŁO?
CO MOŻEMY POTWIERDZIĆ?
CZEGO NIE MOŻEMY POTWIERDZIĆ?
JAKIE SĄ KONSEKWENCJE?
JAKĄ DECYZJĘ MOŻNA ODPOWIEDZIALNIE PODJĄĆ?
01 | DOKUMENT
PROTOKÓŁ ZOSTAŁ PODPISANY. CO TO OZNACZA?
Wyobraźmy sobie typową sytuację na budowie.
Wykonawca realizuje roboty fundamentowe.
Powstają wykopy, zbrojenie, deskowania i elementy betonowe.
Następnie sporządzany jest protokół odbioru określonego zakresu robót.
Dokument zostaje podpisany.
Roboty są kontynuowane.
Kolejne elementy konstrukcji zostają wykonane, a część wcześniejszych robót ulega zakryciu.
Po pewnym czasie pojawia się pytanie:
CZY ROBOTY ZOSTAŁY WYKONANE ZGODNIE Z PROJEKTEM?
Jedna ze stron przedstawia protokół odbioru.
Ale czy sam podpisany protokół wystarczy, aby rozstrzygnąć wszystkie kwestie techniczne?
NIE ZAWSZE.
Protokół może potwierdzać dokonanie odbioru i treść oświadczeń jego uczestników.
Nie musi jednak samodzielnie potwierdzać każdego wymiaru, parametru materiałowego, ilości wykonanych robót czy zgodności wszystkich elementów z dokumentacją projektową.
Dlatego pierwsze pytanie WiEN-AUDIT™ brzmi:
CO DOKŁADNIE POTWIERDZA TEN DOKUMENT?
02 | ZDARZENIE
CO FAKTYCZNIE WYDARZYŁO SIĘ NA BUDOWIE?
Dokument przyporządkowujemy do konkretnego zdarzenia.
Nie wystarczy ustalić, że protokół posiada datę.
Sprawdzamy również:
- Jakiego zakresu robót dotyczył?
- Kiedy roboty zostały wykonane?
- Kto uczestniczył w ich odbiorze?
- Czy istniały pomiary, badania i dokumentacja fotograficzna?
- Czy zgłoszono uwagi lub zastrzeżenia?
- Co wydarzyło się bezpośrednio po odbiorze?
Następnie budujemy:
OŚ CZASU ZDARZEŃ.
PROJEKT → WYKONANIE → KONTROLA → ODBIÓR → ZAKRYCIE ROBÓT → DALSZA REALIZACJA
Dlaczego kolejność jest tak ważna?
Ponieważ dokument sporządzony po wykonaniu robót nie zawsze pozwala odtworzyć wszystkie okoliczności ich realizacji.
A dokument sporządzony przed wykonaniem robót nie potwierdza jeszcze, że roboty rzeczywiście wykonano.
DATA DOKUMENTU NIE ZAWSZE JEST DATĄ ZDARZENIA.
To jedno z podstawowych rozróżnień naszej metody.
03 | WERYFIKACJA
JEDEN DOKUMENT. KILKA NIEZALEŻNYCH ŹRÓDEŁ.
W MODEL WiEN-AUDIT™ 2.0 nie zatrzymujemy się na pierwszym dokumencie.
Porównujemy informacje.
PROTOKÓŁ ↔ DZIENNIK BUDOWY
PROJEKT ↔ DOKUMENTACJA POWYKONAWCZA
FAKTURA ↔ ZAKRES RZECZYWIŚCIE WYKONANYCH ROBÓT
FOTOGRAFIA ↔ DATA I LOKALIZACJA
GEODEZJA ↔ GEOMETRIA OBIEKTU
BADANIA MATERIAŁOWE ↔ WYMAGANIA TECHNICZNE
Każde źródło może potwierdzać inny fragment rzeczywistości.
Przykładowo:
Protokół potwierdza przeprowadzenie określonej czynności odbiorowej.
Dokumentacja geodezyjna może potwierdzać położenie i geometrię wskazanych elementów.
Wyniki badań mogą potwierdzać określone właściwości materiałów.
Fotografie mogą pokazywać stan robót w konkretnym momencie, o ile możliwe jest wiarygodne ustalenie ich kontekstu.
Dopiero ich zestawienie pozwala ocenić, jak szeroki zakres ustaleń znajduje oparcie w dowodach.
I właśnie tutaj pojawia się kolejny etap.
04 | NIEZGODNOŚĆ
ROZBIEŻNOŚĆ NIE JEST JESZCZE DOWODEM NARUSZENIA.
Załóżmy, że dokumentacja projektowa przewiduje określoną geometrię fundamentu.
Tymczasem dokumentacja geodezyjna wskazuje inne wartości.
Czy oznacza to automatycznie, że wykonawca popełnił błąd?
NIE.
Najpierw trzeba ustalić:
Czy porównujemy ten sam element?
Czy pomiary wykonano w tym samym układzie odniesienia?
Czy w międzyczasie zatwierdzono zmianę projektu?
Czy dokumentacja przedstawia stan projektowany, wykonany czy powykonawczy?
Czy różnica mieści się w dopuszczalnych tolerancjach?
Czy rozbieżność jest rzeczywista, czy wynika z odmiennych metod pomiaru?
Dlatego odróżniamy trzy sytuacje:
ROZBIEŻNOŚĆ DOKUMENTACYJNA — źródła zawierają odmienne informacje.
NIEZGODNOŚĆ TECHNICZNA — zweryfikowany stan odbiega od właściwych wymagań technicznych.
BRAK MOŻLIWOŚCI WERYFIKACJI — dostępne materiały nie pozwalają ustalić rzeczywistego stanu.
To nie są pojęcia zamienne.
BRAK DOWODU ZGODNOŚCI NIE JEST AUTOMATYCZNIE DOWODEM NIEZGODNOŚCI.
I odwrotnie:
BRAK UDOKUMENTOWANEJ NIEZGODNOŚCI NIE JEST AUTOMATYCZNIE DOWODEM PRAWIDŁOWOŚCI.
05 | ANALIZA
CO WYNIKA Z USTALONYCH FAKTÓW?
Na tym etapie nie analizujemy już wyłącznie pojedynczego dokumentu.
Analizujemy jego znaczenie dla całego procesu.
Wprowadzamy pięć perspektyw.
TECHNIKA
Czy stan rzeczywisty odpowiada właściwym wymaganiom projektowym i technicznym?
CZAS
Kiedy powstała rozbieżność?
Czy można ustalić, na którym etapie procesu?
PIENIĄDZ
Czy ustalony zakres robót odpowiada podstawie rozliczenia?
Czy występują różnice ilościowe lub wartościowe?
DECYZJA
Kto posiadał informację?
Kto miał kompetencję do podjęcia decyzji?
Czy decyzję udokumentowano?
ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Jakie obowiązki wynikały z właściwych przepisów, umów i powierzonych funkcji?
Czy dostępne dowody pozwalają ocenić ich wykonanie?
ODPOWIEDZIALNOŚCI NIE PRZYPISUJEMY NA PODSTAWIE SAMEGO STANOWISKA, PODPISU CZY DOMNIEMANIA.
Analizujemy zakres obowiązków, konkretne działania, dostępne informacje, kompetencje i możliwe związki przyczynowe.
06 | WNIOSEK
CO MOŻEMY ODPOWIEDZIALNIE STWIERDZIĆ?
Wracamy do naszego przykładu.
Mamy podpisany protokół odbioru robót fundamentowych.
Mamy projekt.
Mamy część fotografii.
Mamy dokumentację geodezyjną.
Ale nie mamy wszystkich wyników badań ani możliwości bezpośrednich oględzin zakrytych elementów.
Co powinien napisać audytor?
Nie:
„ROBOTY WYKONANO NIEPRAWIDŁOWO”.
Nie:
„WSZYSTKO ZOSTAŁO WYKONANE PRAWIDŁOWO”.
Jeżeli dostępny materiał nie daje podstaw do takich ocen, odpowiedzialny wniosek powinien wskazywać:
CO POTWIERDZONO.
JAKIE STWIERDZONO ROZBIEŻNOŚCI.
CZEGO NIE UDAŁO SIĘ USTALIĆ.
JAKIE DODATKOWE CZYNNOŚCI SĄ POTRZEBNE.
JAKIE RYZYKO WYNIKA Z POZOSTAWIENIA SPRAWY BEZ WYJAŚNIENIA.
I właśnie tutaj znajduje zastosowanie zasada z ROZDZIAŁU II:
SIŁA WNIOSKU NIE MOŻE BYĆ WIĘKSZA NIŻ SIŁA DOWODÓW, NA KTÓRYCH GO OPARTO.
JEDEN PRZYKŁAD — CZTERY MODUŁY WiEN-AUDIT™ 2.0
Ten sam problem może wymagać różnych działań, zależnie od momentu, w którym został rozpoznany.
RISK | ZANIM POWSTANIE PROBLEM
Jeszcze przed rozpoczęciem robót ustalamy, które elementy wymagają szczególnego dokumentowania.
Co trzeba zmierzyć?
Co trzeba sfotografować?
Jakie badania będą potrzebne?
Kto odpowiada za przekazanie dokumentacji?
CEL: OGRANICZYĆ RYZYKO, ZANIM POWSTANIE.
MONITOR | KIEDY BUDOWA TRWA
Sprawdzamy, czy rzeczywisty przebieg robót znajduje odzwierciedlenie w dokumentach.
Czy zgłoszono roboty do odbioru?
Czy wykonano wymagane pomiary?
Czy udokumentowano zmiany?
Czy dowody zostały zabezpieczone przed zakryciem robót?
CEL: ZACHOWAĆ CIĄGŁOŚĆ INFORMACJI I DOWODÓW.
DISPUTE | KIEDY POWSTAŁ SPÓR
Rekonstruujemy przebieg zdarzeń.
Oddzielamy twierdzenia stron od faktów.
Weryfikujemy dokumenty, zakres robót, decyzje, koszty i potencjalne związki przyczynowe.
Wskazujemy również granice dostępnego materiału.
CEL: USTALIĆ TECHNICZNĄ I DOWODOWĄ PODSTAWĘ SPORU.
SETTLEMENT | KIEDY MOŻNA SZUKAĆ POROZUMIENIA
Przygotowujemy uporządkowane zestawienie kwestii potwierdzonych, spornych i wymagających dalszej weryfikacji.
Rozpatrujemy możliwe scenariusze techniczne i rozliczeniowe.
Nie zastępujemy rozstrzygnięcia sądu ani porady prawnej.
CEL: UMOŻLIWIĆ PODEJMOWANIE DECYZJI NA PODSTAWIE WIEDZY, A NIE WYŁĄCZNIE STANOWISK STRON.
A CO, JEŻELI ZMIENIA SIĘ WYKONAWCA?
To szczególny moment w życiu inwestycji.
Jeden wykonawca kończy określony etap.
Kolejny przejmuje teren budowy.
Roboty są kontynuowane.
Dokumentacja zostaje przekazana.
Ale czy przekazanie dokumentacji oznacza automatycznie, że wszystkie wcześniejsze roboty zostały prawidłowo wykonane i rozliczone?
NIE.
Właśnie dlatego tak ważne jest ustalenie:
STANU ZASTANEGO (PROTOKÓŁ ZAMKNIĘCIA).
ZAKRESU ROBÓT WYKONANYCH.
ZAKRESU ROBÓT POZOSTAJĄCYCH DO WYKONANIA.
STANU ZERO — T₀.
ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA DALSZE DZIAŁANIA.
To zagadnienie pokazujemy również w naszych Raportach Sygnalnych dotyczących procesów inwestycyjnych.
Jednak problem jest znacznie szerszy niż jedna inwestycja.
Dotyczy każdej budowy, na której zmienia się wykonawca, zakres prac, projekt, harmonogram albo sposób finansowania.
ZMIANA WYKONAWCY NIE OZNACZA WYMAZANIA HISTORII BUDOWY.
NIE SZUKAMY POTWIERDZENIA TEZY.
SZUKAMY ODPOWIEDZI NA PYTANIE.
To zasadnicza różnica pomiędzy analizą a próbą udowodnienia wcześniej przyjętego stanowiska.
MODEL WiEN-AUDIT™ 2.0 nie powinien rozpoczynać pracy od założenia:
„KTOŚ MUSIAŁ POPEŁNIĆ BŁĄD”.
Rozpoczynamy od pytania:
„CO MOŻNA USTALIĆ NA PODSTAWIE DOSTĘPNYCH DOWODÓW?”
Jeżeli analiza potwierdza prawidłowość procesu — należy to wskazać.
Jeżeli ujawnia niezgodność — należy ją opisać.
Jeżeli dowody są niewystarczające — należy wskazać ograniczenia.
Jeżeli potrzebne są dalsze pomiary, oględziny lub opinia specjalisty — należy to zarekomendować.
AUDYT NIE MA POTWIERDZAĆ TEZY.
AUDYT MA SPRAWDZAĆ RZECZYWISTOŚĆ.
KORZYŚĆ DLA CZYTELNIKA
Nie trzeba prowadzić wielomilionowej inwestycji, aby wykorzystać tę zasadę.
Przed podpisaniem kolejnego protokołu, zaakceptowaniem rozliczenia albo podjęciem decyzji warto zadać sobie sześć pytań:
1. DOKUMENT — co dokładnie potwierdza?
2. ZDARZENIE — co rzeczywiście się wydarzyło?
3. WERYFIKACJA — jakim niezależnym źródłem możemy to sprawdzić?
4. NIEZGODNOŚĆ — czy stwierdziliśmy rzeczywistą niezgodność, czy jedynie rozbieżność albo brak danych?
5. ANALIZA — jakie są skutki techniczne, czasowe, finansowe i decyzyjne?
6. WNIOSEK — co możemy odpowiedzialnie stwierdzić i jakie działanie rekomendować?
To sześć pytań, które mogą zapobiec wielu kosztownym nieporozumieniom.
PYTANIE DO INŻYNIERÓW I ARCHITEKTÓW
Czy podpisany protokół odbioru robót jest dla Państwa wystarczającym dowodem ich prawidłowego wykonania?
A może dopiero zestawienie:
PROJEKTU + POMIARÓW + BADAŃ + DOKUMENTACJI FOTOGRAFICZNEJ + OGLĘDZIN
pozwala odpowiedzialnie ocenić rzeczywisty stan?
Gdzie Państwa zdaniem przebiega granica pomiędzy potwierdzeniem wykonania czynności odbiorowej a potwierdzeniem zgodności technicznej robót?
Zapraszamy do dyskusji.
MODEL WiEN-AUDIT™ 2.0
ROZDZIAŁ III — ZASTOSOWANIE METODY
DOKUMENT → ZDARZENIE → WERYFIKACJA → NIEZGODNOŚĆ → ANALIZA → WNIOSEK
RISK | MONITOR | DISPUTE | SETTLEMENT
FAKTY POZOSTAWIAMY FAKTAMI.
OPISUJEMY ZJAWISKA.
WNIOSKI WYCIĄGA CZYTELNIK.
AUDYTUJEMY PROCES, NIE OSOBY.
ONE PROJECT | ONE TASK | ONE RESPONSIBILITY
ONE GROUP | ONE TEAM | ONE SYSTEM
GRUPA TKACZ
Budujemy Ludzi, Firmy i System.